viflow szoftver bevezetése egy magyar autóantenna gyártó cégnél

Esettanulmány

a viflow szoftver bevezetésének előnyeiről
egy nemzetközi autóantenna gyártó cégnél.

Az ügyfél piaci szerepe

Ügyfelünk egy autóipari beszállító cég, mely nemzetközi viszonylatban vezető szerepet tölt be autóantenna rendszerek, csatlakozók gyártásában.
 
A Németországban alapított vállalat mára nemzetközi cégcsoporttá nőtte ki magát, mely Németországban, Magyarországon és Kínában rendelkezik gyártó telephelyekkel valamint a fontosabb európai országokban, az USA-ban és Ázsiában leányvállalatokkal.
A magyarországi gyártó cég jelenleg több száz foglalkoztatottal a régió egyik legnagyobb munkáltatójának számít.

üzleti probléma

Az előírt minőségügyi szabványoknak való megfeleléshez (auditáláshoz) szükséges a vállalati, elsősorban termelési folyamatok ismerete és optimalizálása. A vállalati folyamatok feltérképezése folyamán a folyamatokat és a folyamatokhoz tartozó információkat rögzíteni, dokumentálni kell. A folyamatok vizuális dokumentálásához szükséges olyan eszköz, amellyel a felhasználó a folyamatokat átláthatóan tudja modellezni, karbantartani és elérhetővé tudja tenni a más felhasználók számára, elősegítve többek között a sikeres minőségirányítási auditokat.
 
További problémát jelentett a munkatársak oktatása, nem rendelkeztek egy könnyen kezelhető, „felhasználóbarát” on-line képzési felülettel, amelyben az adott munkatárs pontosan meg tudja ismerni a munkájával kapcsolatos feladatait, függelmi viszonyait.

"Egyre több vevővel – köztük olyan nagy autógyártókkal, mint a Renault, a BMW - közvetlenül is kapcsolatba kerültünk. Ekkortól egyre inkább átláthatóvá kellett tenni a folyamatainkat, már nem tudtunk elbújni az anyacégünk háta mögött. Ráadásul egymás után következtek a minőségügyi ellenőrzések, az ISO/TS 16949 autóipari minőségirányítási és a környezetirányítási auditok, és gyakran szembesültünk azzal, hogy a folyamatainkat meglehetősen nehéz áttekinteni, ha csak szöveges leírásokkal dolgozunk. Közben ráadásul dinamikusan növekedett a létszámunk is, hiszen a kezdeti 250 főről az 400 fölé emelkedett, és ez csakugyan szükségessé tette a folyamatok átláthatóbbá tételét."

Car dashboard. Radio closeup. Woman sets up radio

Javasolt megoldás

Megoldásunk a Microsoft Visio alapon működő Viflow folyamatmodellező eszköz
 
Folyamatok modellezése felhasználóbarát Visio felületen. A folyamatokhoz szükséges információk, felelősségek, dokumentumok hozzárendelhetősége, ily módon egy komplett folyamat tudás- és adatbázis létrehozása a vállalaton belül. A folyamatokhoz kapcsolódó valamennyi információ egy adatbázisban van tárolva, ami elérhetővé tehető a vállalaton belül más felhasználók számára az eszköz publikációs képességével. 
 
Üzleti haszon:
  • átlátható folyamatok folyamatinformációkkal
  • folyamatinformációk egy központi adatbázisban vannak
  • folyamatdokumentumok folyamatokhoz kapcsolása
  • könnyű kezelhetőség
  • változások átvezetési idejének csökkentése
  • auditra való felkészülés elősegítése
  • munkatársak oktatásának támogatása
  • folyamat tudásbázis rendelkezésre állása

„Afféle technológia bevezetésén gondolkodtunk, amivel a munkatársak oktatása egy könnyen kezelhető, felhasználóbarát online képzési felülettel valósítható meg, és amelyben az adott munkatárs pontosan meg tudja ismerni a munkájával kapcsolatos feladatait, függelmi viszonyait, illetve a felületből az auditálást elősegítő információk is könnyen kinyerhetők.”

„Olyan megoldást kerestünk, amellyel rendszerben gondolkodhatunk, és az egyes gyártási és egyéb folyamatok között ugrálni lehet, de összességében is mutat egy folyamatmodellt, hogy minden a lehető legegyszerűbben átláthatóvá és nyomon követhetővé váljon” – szól néhány szót az igényekről a vezető.

A viflow használata

A magyarországi gyártócég a ViFlow-ban modellezi 22 főfolyamatát és ezek részfolyamatait. Első lépésben a minőségügyi, szabályozott folyamatok leképezése történt meg a vállalatnál, majd azt követően az egyéb vállalati folyamatok modellezése is elkezdődött. Elkészült egy vállalati folyamattérkép, ami jó áttekintést ad a vállalaton belül zajló folyamatokról. A cég a rendszeres auditokra a ViFlow-ban leképezett folyamatokkal és az ezekből elkészült ViFlow WebModel (html oldalra publikált folyamatok) segítségével készül fel, valamint az ezekkel kapcsolatos oktatásokat is Viflow támogatással végzi.
 
A folyamatokban történt változások, módosítások oktatása a munkatársaknak a ViFlow WebModelen keresztül történik interaktív formában. A WebModel mellett a munkatársak megkapják a riportálás funkcióval létrehozott kimutatásokat, dokumentációkat is.
 
A folyamatokhoz hozzárendelt dokumentumok kezelése egy vállalati intranet oldalon keresztül történik, amihez a megfelelő vállalati dolgozóknak hozzáférése van. Elkészült egy dokumentum mátrix, amiben a verziózott dokumentumok és az ezekhez kapcsolódó oktatási státusz jelenik meg. Amennyiben az adott dokumentum nincs leoktatva, a rendszer jelez a felelős munkatársaknak arra vonatkozóan, hogy az oktatást el kell végezni. 

„A bevezetett technológiának köszönhetően, ha a BMW szeretné látni a folyamatainkat (például a reklamációkezelés pontos menetét), akkor a németet, ha a francia Renault, akkor az angol nézetet vesszük elő. Pontosan látszanak a felelősök, a határidők, a folyamatban használt gépek, és a megalapozott reklamációt követő szükséges változtatandók a technológiai folyamatokban.”

„Nagyon fontos a modellek megléte akkor is, amikor valamelyik folyamaton a cégünk változtatni kíván, és azt engedélyeztetnünk kell a tulajdonos mellett az autógyártókkal, azaz a megrendelőinkkel is. A program egy olyan látványos és informatív képet ad a vevőinknek is a gyártási folyamatainkról, ami egyfajta igényességet sugall számukra. De ebből a rendszerből dolgoznak az új és a meglévő dolgozóink mellett még az auditorok is, akik könnyedén át tudják tekinteni a fejlesztéseinket.”

Esettanulmany2_3

Összegzés

A viflow folyamatmodellező szoftver bevezetése és a folyamatok pontos definiálása révén az alábbi értékek jöttek létre a vállalatnál:

  • Pontosan meghatározott felelősségek a működési folyamatokban
  • A folyamatok kapcsolódásának grafikus megjelenítése
  • A folyamatmodell publikálása a vállalati intranetre
  • Új munkatársak oktatási folyamatának támogatása
  • Pontosan definiálható dokumentum-hozzáférés menedzsment

Miben tudunk Önnek segíteni?

Ismerje meg a Viflow folyamatmodellezési szoftvert,
ingyenes bemutató webináriumunkon.


Viflow oktatás és tanácsadás.
Teljes körű folyamatfelmérés, folyamatfejlesztés.

Képek forrása: WOCinTechChat, Icon Finder, Freepik