Hogyan dokumentáljuk folyamatainkat?

“Nem azzal kerülsz bajba, amit nem tudsz, hanem azzal,

amit biztosan tudsz, de mégsem úgy van.”

Mark Twain –

Miért készítsünk folyamatábrát?

  • Áttekinthetővé, könnyebben érthetővé válnak a lépések

A folyamatábra felrajzolást követően szembesülünk:

  • A várható munkaerő- és erőforrás szükségeltekkel
  • Kommunikációs és függőségi viszonyokkal

Előrelátással pénzt és időt spórolhatunk, ügyfeleket tarthatunk meg.


Folyamatábrázolási kisokosunk 8 lépése



1.

Határozzuk meg folyamatunk kezdőlépését és a célját. Legyen egyértelmű elképzelésünk arról, hogy honnan indul és meddig tart az adott folyamat.

2.

Gondoljuk végig, hogy milyen területek vesznek részt a folyamatunkban. Fontos, hogy a támogató területeket is szem előtt tartsuk. Határozzuk meg a folyamathoz kapcsolódó belső és külső vevőket, rögzítsük a Vevő hangját (VOC).


3.

Dolgozzunk csapatban, a kapcsolódó területek mindegyike legyen képviselve. Ne egy személy ábrázolja a folyamatot, hanem közösen, együtt.

4.

Döntsük el milyen ábratípusban dolgozunk. Tartsunk ki az adott típus mellett. (pl.: Flowchart, Keresztfunkcionális folyamatábra, BPMN ábra) Ingyenesen letölthető E-bookunkban bemutatjuk a leggyakrabban használt folyamatábra típusokat.



5.

Rögzítsük lépésről lépésre, milyen tevékenységekre van szükség a kezdőlépés és a cél között. Alkalmazzunk egységes stencileket, alakzatokat a folyamatábrákon. Nagy mértékben segíti a megértést és az átláthatóságot, ha minden folyamatnál egységes stencil készlettel dolgozunk (pl.: folyamatlépés, döntési pont, uszodasávok vagy a BPMN ábraelemek).

6.

Az ábra típusától függően egészítsük ki az adatokat (Ki, mikor és hol hajtja végre a lépéseket?)

7.

Vizsgáljuk meg a kivételeket, mi történik, ha nem a terv szerint zajlik a folyamat? (pl. nincs elég alapanyag, selejt keletkezik stb.)

8.

Az elkészült ábrát vizsgáljuk felül rendszeres időközönként. Legyünk mindig naprakészek.



Mi következzen ezután?

  • Lépjünk egyet hátra és vizsgáljuk meg hol vannak veszteségek.
  • A veszteséget okozó tevékenységet töröljük el, vagy csökkentsük a mértékét (pl.: jóváhagyási folyamat idejének csökkentése átalakítással, raktározási időtartam és hely csökkentése, gyártásközi raktározás megszüntetése).
  • Standardizáljuk a folyamatot.

Folyamatfelméréssel és tanácsadással kapcsolatban forduljon hozzánk bizalommal!